Iskanje    Kazalo    Novo    O agenciji    e-pošta   
 
   
Domov
 > Agencija > Interni akti
Agencija
Interni akti
      

OPOZORILO:

Neuradno prečiščeno besedilo Pravil o dodatnih zbirkah osebnih podatkov pri ARRS obsega:

  • Pravila o dodatnih zbirkah osebnih podatkov pri ARRS št. 007-11/2012-1 z dne 11. 4. 2013,
  • Pravila o spremembah in dopolnitvah Pravil o dodatnih zbirkah osebnih podatkov pri ARRS št. št. 007-11/2012-3 z dne 10. 5. 2013,
  • Pravila o spremembah in dopolnitvah Pravil o dodatnih zbirkah osebnih podatkov pri ARRS št. št. 007-11/2012-4 z dne 21. 8. 2013,
  • Pravila o spremembah in dopolnitvah Pravil o dodatnih zbirkah osebnih podatkov pri ARRS, št. št. 007-11/2012-5 z dne 9. 4. 2015,
  • Pravila o spremembah in dopolnitvah Pravil o dodatnih zbirkah osebnih podatkov pri ARRS, št. št. 007-11/2012-6 z dne 2. 2. 2016.
     

Pravila o dodatnih zbirkah osebnih podatkov pri ARRS (neuradno prečiščeno besedilo št. 4)
 

I. UVODNE DOLOČBE

1. člen

(vsebina poslovnika)

(1) Ta pravila določajo zbiranje in obdelavo osebnih in drugih podatkov posameznikov ter vsebino in način vodenja zbirk podatkov (v nadaljnjem besedilu: evidence) pri Javni agenciji za raziskovalno dejavnost Republike Slovenije (v nadaljnjem besedilu: agencija).

(2) Pravila urejajo vrste osebnih podatkov, pogoje in postopek za vpis v evidence in izbris iz evidenc.

2. člen

(namen)

Osebne podatke po teh pravilih se zbira na podlagi osebne privolitve posameznikov, ki so vključeni v delovne procese pri izvajalcih raziskovalne oziroma razvojne dejavnosti (v nadaljnjem besedilu: raziskovalne organizacije), ki se prijavljajo na javne razpise in pozive (v nadaljnjem besedilu: razpis) za (so)financiranje raziskovalne dejavnosti iz državnega proračuna, na podlagi katerih se sklepajo pogodbe.

3. člen

(osebni podatki)

(1) Evidence vsebujejo naslednje osebne podatke:

  • ime posameznika,
  • enotna matična številka posameznika ali rojstni podatki,
  • davčna številka,
  • spol,
  • izobrazba,
  • državljanstvo,
  • naslov o prebivališču in e-pošti.

(2) Evidenca lahko vsebuje tudi podatke o naslovu in e-naslovu, kjer opravlja ali bo opravljal delovno obveznost, raziskovalnem nazivu, delovnem razmerju, deležu zaposlitve za raziskovalno dejavnost v okviru delovnega razmerja, državljanstvu, številki osebnega bančnega računa in druge osebne podatke, ki se jih evidentira v katalogu osebnih podatkov pri agenciji.

(3) Agencija kot upravljavec osebnih podatkov te podatke obdelujejo na podlagi osebne privolitve posameznika, ki mora biti predhodno seznanjen z namenom obdelave.

(4) Posamezne evidence vsebujejo tudi podatke, ki niso osebni, če so potrebni za dosego namena iz 2. člena teh pravil in za statistične potrebe.

(5) Agencija pridobiva podatke običajno s pomočjo obrazcev, ki so objavljeni na njeni spletni strani.

4. člen

(pooblaščeni javni uslužbenec)

Za upravljanje in vzdrževanje posameznih evidenc je odgovoren javni uslužbenec, ki ga direktor pooblasti (v nadaljnjem besedilu: skrbnik evidence).

5. člen

(katalog zbirke osebnih podatkov)

Agencija za zbirke osebnih podatkov, urejene po teh pravilih, vzpostavi kataloge zbirk osebnih podatkov ali dopolni ustrezen obstoječi katalog.

6. člen

(enotna metodologija)

(1) Evidence se vodi računalniško po enotnih metodoloških načelih in standardih, ki jih določi agencija. (2) Skupaj z računalniško vodenimi evidencami agencija vodi tudi zbirko listin, ki se nanašajo na te evidence.

II. EVIDENCE

7. člen

(vpis v evidence)

Evidence se vodijo za naslednje kategorijah posameznikov:

  • raziskovalce, ki niso v delovnem razmerju, ampak so v pogodbenem razmerju pri raziskovalni organizaciji, ki se je prijavila na razpis (oziroma ne izpolnjujejo pogojev za vpis v evidenco raziskovalnih organizacij, ki se vodi na podlagi pravilnika, ki ureja vsebino in način vodenja evidence o izvajalcih raziskovalne in razvojne dejavnosti; v nadaljnjem besedilu: Evidenca RO),
  • raziskovalce, ki niso v delovnem razmerju, niti niso zunanji sodelavci pri raziskovalni organizaciji, ki se je prijavila na razpis (oziroma ne izpolnjujejo pogojev za vpis v evidenco raziskovalnih organizacij, ki se vodi na podlagi pravilnika, ki ureja Evidenco RO),
  • tehnične in strokovne sodelavce, ki so člani projektnih oziroma programskih skupin, ki jih je raziskovalna organizacija prijavila na razpis,
  • zakonite zastopnike raziskovalnih organizacij, ki so vpisane v Evidenco RO, oziroma raziskovalnih organizacij, ki se prijavljajo na razpise,
  • recenzente in člane strokovnih teles in komisij pri agenciji,
  • druge kategorije posameznikov, ob upoštevanju namena iz 2. člena.

8. člen

(podatki o raziskovalcih)

(1) Evidenca raziskovalcev iz prve alineje prvega odstavka prejšnjega člena, ki se računalniško vodi, vsebuje predvsem naslednje podatke:

  • namen vpisa v evidenco,
  • evidenčno številko raziskovalca, ki se ga vpiše v evidenco,
  • podatke iz prvega odstavka 3. člena,
  • izobrazba,
  • naziv oziroma ime raziskovalne organizacije, ki se prijavi na razpis (v nadaljnjem besedilu: prijavitelj),
  • naziv in številka raziskovalne skupine po Evidenci RO,
  • o vrsti pravnega akta o sodelovanju (avtorska, podjemna pogodba),
  • datum pričetka in zaključka sodelovanja pri prijavitelju.

(2) Evidenca raziskovalcev iz druge alineje prvega odstavka prejšnjega člena, ki se računalniško vodi, vsebuje predvsem naslednje podatke:

  • namen vpisa v evidenco,
  • evidenčno številko raziskovalca, ki se ga vpiše v evidenco,
  • podatke iz prvega odstavka 3. člena,
  • izobrazba,
  • naziv oziroma ime raziskovalne organizacije, ki se prijavi na razpis (v nadaljnjem besedilu: prijavitelj),
  • sedež prijavitelja.

9. člen

(podatki o tehničnih in strokovnih sodelavcih)

Evidenca tehničnih in strokovnih sodelavcev iz tretje alineje prvega odstavka 7. člena ki se računalniško vodi, vsebuje predvsem naslednje podatke:

  • namen vpisa v evidenco,
  • evidenčno številko tehničnega oziroma strokovnega sodelavca, ki se ga vpiše v evidenco,
  • ime, enotno matično številko ali rojstne podatke posameznika, davčno številko, spol, državljanstvo, zaposlitev, izobrazbo, e-naslov,
  • naziv oziroma ime prijavitelja,
  • naziv in številko raziskovalne skupine.

10. člen

(podatki o zakonitih zastopnikih)

Evidenca zakonitih zastopnikov raziskovalnih organizacij iz četrte alineje prvega odstavka 7. člena, ki se računalniško vodi, vsebuje predvsem naslednje podatke:

  • namen vpisa v evidenco,
  • evidenčno številko,
  • ime, enotno matično številko ali rojstne podatke, davčno številko, naziv delovnega mesta, e-naslov, spol,
  • naziv oziroma ime raziskovalne organizacije, vpisane v Evidenco RO, oziroma pravne osebe, ki se prijavi na razpis,
  • številka raziskovalne organizacije po Evidenci RO.

11. člen

(podatki o recenzentih ter članih strokovnih teles in komisij)

(1) Evidenca recenzentov iz pete alineje prvega odstavka 7. člena, ki se računalniško vodi, vsebuje predvsem naslednje podatke:

  • namen vpisa v evidenco,
  • evidenčno številko,
  • ime recenzenta,
  • spol,
  • državljanstvo,
  • enotno matično številko ali rojstne podatke,
  • naslov stalnega bivališča, države in e-naslov,
  • naziv banke, naslov banke, SWIFT,
  • številko osebnega bančnega računa (IBAN),
  • davčno številko (v Sloveniji).

(2) Evidenca članov strokovnih teles in komisij, iz pete alineje prvega odstavka 7. člena, ki se računalniško vodi, vsebuje naslednje podatke:

  • namen vpisa v evidenco,
  • evidenčno številko,
  • ime člana strokovnega telesa,
  • enotno matično številko ali rojstne podatke, davčno številko,
  • naslov stalnega bivališča,
  • številko osebnega bančnega računa.

12. člen

(podatki o drugih kategorijah posameznikov)

Evidenca drugih kategorijah posameznikov iz šeste alineje prvega odstavka 7. člena, ki se računalniško vodi, vsebuje osebne podatke iz 3. člena in druge podatke, ob upoštevanju namena iz 2. člena.

13. člen

(identifikator evidenc)

Evidence iz 7. člena teh pravil morajo imeti poleg številke tudi identifikator, ki opredeli tip evidence.

III. POSTOPEK ZA VPIS V EVIDENCE

14. člen

(pisna vloga)

(1) Postopek za vpis v evidence se začne na podlagi ustrezne vloge oziroma izpolnjenega obrazca. Obrazec je lahko glede na vrsto evidence iz 7. člena sestavni del razpisne dokumentacije ali pa je podan skupaj z vlogo, ki vsebuje zahtevek za vpis v evidenco. co.

(2) Podatke se v evidence vpiše na podlagi izpolnjenih obrazcev, in sicer:

  • podatke za kategorijo posameznikov iz prve alineje 7. člena se posreduje na obrazcu ARRS-ZOP-01/2013, ki je Priloga 1 k tem pravilom,
  • podatke za kategorijo posameznikov iz druge alineje 7. člena se posreduje na obrazcu ARRS-ZOP-02/_____ (koledarsko leto), ki je Priloga 2 k tem pravilom,
  • podatke za kategorijo posameznikov iz tretje alineje 7. člena se posreduje na obrazcu ARRS-ZOP-03/_____ (koledarsko leto), ki je Priloga 3 k tem pravilom,
  • podatke za kategorijo posameznikov iz četrte alineje 7. člena se posreduje na obrazcu ARRS-ZOP-04/_____ (koledarsko leto), ki je Priloga 4 k tem pravilom. (

3) Za verodostojnost podatkov v obrazcih jamčijo osebe, ki so podpisane na obrazcu.

(4) Če vlagatelj k vlogi za vpis prilaga fotokopije dokumentov, mora biti njihova istovetnost z originalom potrjena. Ko izjavo o istovetnosti dokumentov vloži pravna oseba, jo mora podpisati njen zastopnik.

(5) Določba iz prejšnjega odstavka ne velja za fotokopije, ki jih agencija pridobi od Avtorske agencije za Slovenijo.

15. člen

(pregled vloge in obvestilo o vpisu)

(1) Vlogo za vpis v evidenco pregleda skrbnik evidence. Za vpis v evidenco mora biti obrazec izpolnjen v skladu z navodili na obrazcu.

(2) Če vloga ni popolna, agencija pozove vlagatelja, da jo v določenem roku dopolni. Če vloge v tem roku ni dopolnjena, agencija vpisa v evidenco ne izvede. O tem pisno obvesti vlagatelja.

16. člen

(sporočanje sprememb podatkov)

Predlagatelji agenciji sporočajo spremembe podatkov v 15. dneh od njihovega nastanka na obrazcih iz drugega odstavka 14. člena razen sprememb podatkov, ki se nanašajo na tehnične in strokovne sodelavce, ki jih sporočajo na obrazcu ARRS-ZOP-05/_____ (koledarsko leto), ki je Priloga 5 k tem pravilom.

IV. IZBRIS IZ EVIDENC

17. člen

(izbris)

Agencija izbriše posameznika iz evidence v primeru, ko on ali vlagatelj s pisno vlogo to zahteva, in pošlje obvestilo o izbrisu iz evidence posamezniku oziroma vlagatelju v osmih dneh od izbrisa iz evidence.

V. USKLADITEV OZNAK OBRAZCEV

18. člen

(uskladitev)

Javni uslužbenec, ki ga direktor pooblasti, na obrazcih, ki so priloga teh pravil, razen na obrazcu ARRS-ZOP-01/2013, do konca posameznega koledarskega leta uskladi oznake obrazca v letnici za naslednje koledarsko leto. Obrazce ARRS-ZOP-03/_____ (koledarsko leto), ARRS-ZOP-04/_____ (koledarsko leto) in ARRS-ZOP-05/_____ (koledarsko leto) objavi na spletni strani ARRS, obrazec ARRS-ZOP-02/_____ (koledarsko leto) pa na skupnem mrežnem pogonu agencije.


Pravila o dodatnih zbirkah osebnih podatkov pri ARRS št. 007-11/2012-1 z dne 11. 4. 2013, vsebujejo naslednjo končno določbo in priloge:

"V. KONČNA DOLOČBA

18. člen

(veljavnost pravil)

Ta pravila začnejo veljati naslednji dan po objavi na interni spletni strani agencije. Uporabljati pa se začnejo 15 dni po tem, ko je agencija državnemu nadzornemu organu za varstvo osebnih podatkov posredovala katalog osebnih podatkov iz zbirk, ki jih ta pravila urejajo.

Pravila o dodatnih zbirkah osebnih podatkov pri ARRS so na interni spletni strani agencije objavljena dne 15. 4. 2013, uporabljati pa se začnejo 1. 5. 2013.

Agencija je katalog osebnih podatkov iz zbirk, ki jih urejajo ta pravila, posredovala državnemu nadzornemu organu za varstvo osebnih podatkov dne 15. 4. 2013.

Priloge:

  • Priloga 1: Obrazec ARRS-ZOP-01/2013,
  • Priloga 2: Obrazec ARRS-ZOP-02/2013,
  • Priloga 3: Obrazec ARRS-ZOP-03/2013,
  • Priloga 4: Obrazec ARRS-ZOP-04/2013."


Pravila o dodatnih zbirkah osebnih podatkov pri ARRS št. 007-11/2012-3 10. 5. 2013 vsebujejo naslednjo končno določbo in priloge:

"10. člen

Ta pravila začnejo veljati naslednji dan po objavi na interni spletni strani agencije.

Pravila o spremembah in dopolnitvah Pravil o dodatnih zbirkah osebnih podatkov pri ARRS so na interni spletni strani agencije objavljena dne 10. 5. 2013.

Priloge:

  • Priloga 1: Obrazec ARRS-ZOP-01/2013,
  • Priloga 2: Obrazec ARRS-ZOP-02/2013,
  • Priloga 3: Obrazec ARRS-ZOP-03/2013,
  • Priloga 4: Obrazec ARRS-ZOP-04/2013,
  • Priloga 5: Obrazec ARRS-ZOP-05/2013.".

Pravila o dodatnih zbirkah osebnih podatkov pri ARRS št. 007-11/2012-4 z dne 21. 8. 2013 vsebujejo naslednjo končno določbo in priloge:

"2. člen

Ta pravila začnejo veljati naslednji dan po objavi na interni spletni strani agencije.

Pravila o spremembah in dopolnitvah Pravil o dodatnih zbirkah osebnih podatkov pri ARRS so na interni spletni strani agencije objavljena dne ____________.

Priloge:

  • Priloga 1: Obrazec ARRS-ZOP-01/2013,
  • Priloga 2: Obrazec ARRS-ZOP-02/2013,
  • Priloga 3: Obrazec ARRS-ZOP-03/2013,
  • Priloga 4: Obrazec ARRS-ZOP-04/2013,
  • Priloga 5: Obrazec ARRS-ZOP-05/2013.".


Pravila o dodatnih zbirkah osebnih podatkov pri ARRS št. 007-11/2012-5 z dne 9. 4. 2015 vsebujejo naslednjo končno določbo in priloge:

»5. člen

Ta pravila začnejo veljati naslednji dan po objavi na skupnem mrežnem pogonu agencije.

Pravila o spremembah in dopolnitvah Pravil o dodatnih zbirkah osebnih podatkov pri ARRS so na interni spletni strani agencije objavljena dne _____ 2015.

Priloge:

  • Priloga 1: Obrazec ARRS-ZOP-01/2013,
  • Priloga 2: Obrazec ARRS-ZOP-02/_____ (koledarsko leto),
  • Priloga 3: Obrazec ARRS-ZOP-03/_____ (koledarsko leto),
  • Priloga 4: Obrazec ARRS-ZOP-04/_____ (koledarsko leto),
  • Priloga 5: Obrazec ARRS-ZOP-05/_____ (koledarsko leto).«.


Pravila o dodatnih zbirkah osebnih podatkov pri ARRS št. 007-11/2012-6 z dne 2. 2. 2016 vsebujejo naslednjo končno določbo in priloge:

»2. člen

Ta pravila začnejo veljati naslednji dan po objavi na skupnem mrežnem pogonu agencije.«.

Priloge:

  • Priloga 2: Obrazec ARRS-ZOP-02/_____ (koledarsko leto)-1,
  • Priloga 3: Obrazec ARRS-ZOP-03/_____ (koledarsko leto)-1.
     

Priloge:

Stran ureja: Tanja Tomaževič Aničin Datum: 26.01.2017