V evidenco RO se vpiše izvajalec raziskovalne in razvojne dejavnosti, ki izpolnjuje pogoje, ki jih določata Zakon o raziskovalni dejavnosti in Pravilnik o vsebini in načinu vodenja evidence o izvajalcih raziskovalne in razvojne dejavnosti.

Postopek za vpis

Postopek za vpis v evidenco RO se začne s pisno vlogo, ki jo predloži zakoniti zastopnik vlagatelja vloge za vpis v evidenco RO. Vloga za vpis se vloži na predpisanih obrazcih.

Vloga mora vsebovati naslednje dokumente:

1. Vloga za vpis v evidenco RO se vloži na obrazcih (ARRS-EV-01/2005) s prilogami. Vlogi mora vlagatelj priložiti še:

• ustanovitveni akt ali statut vlagatelja;
• splošni pravni akt vlagatelja iz katerega mora biti razvidno, da je raziskovalna in razvojna dejavnost vodena organizacijsko opredeljeno in stroškovno ločeno od ostalih dejavnosti vlagatelja oziroma podpisano in ožigosano izjavo vlagatelja;
• splošni pravni akt, ki opredeljuje pogoje, merila in postopek za razvrstitev raziskovalca v posamezen naziv pri vlagatelju;
• zapisnik komisije oziroma veččlanskega strokovnega telesa, ki je podelil naziv raziskovalcu v raziskovalni skupini pri vlagatelju;
• raziskovalni in/ali razvojni program dela za eno ali več raziskovalnih skupin pri vlagatelju za tekoče letno obdobje (okvirno do 1500 znakov oziroma ena tipkana stran);
• seznam pomembnejše raziskovalne opreme, katere vrednost praviloma presega 1 milijon tolarjev (izpis iz knjigovodske evidence);
• kratko predstavitev vlagatelja (okvirno do 800 znakov oziroma pol tipkane strani);
• dokazila o rezultatih raziskovalnega in razvojnega dela (bibliografija, inovacije, patenti, drugi rezultati raziskovalnega in razvojnega dela, okvirno do 1500 znakov oziroma ena tipkana stran).

Zapisnik komisije oziroma veččlanskega strokovnega telesa iz četrte alineje prejšnjega odstavka se lahko izjemoma nadomesti s sklepom direktorja, v kolikor vlagatelj v splošnem pravnem aktu iz tretje alineje prejšnjega odstavka opredeli ustrezen postopek in pri tem upošteva predpisane pogoje in merila za razvrstitev raziskovalca v posamezen naziv. Podelitev raziskovalnih nazivov s sklepom direktorja lahko traja do podelitve raziskovalnega naziva komisije oziroma veččlanskega strokovnega telesa in sicer največ za dobo enega leta.

Če vlagatelj k vlogi za vpis prilaga fotokopije dokumentov, mora biti njihova istovetnost z originalom potrjena. Izjavo o istovetnosti lahko napiše vlagatelj, ki jo potrdi pooblaščeni zastopnik vlagatelja.

Agencija po prejemu vloge za vpis po uradni dolžnosti pridobi izpisek iz sodnega registra oziroma uradni dokument o priglasitvi pristojnemu organu, dokument Statističnega urada Republike Slovenije oziroma Agencije Republike Slovenije za javnopravne evidence in storitve (AJPES) o matični številki vlagatelja in šifri dejavnosti in dokument o davčni številki oziroma identifikacijski številki vlagatelja, ki ga je izdal pristojni davčni urad.

2. Obrazec Podatki o raziskovalni skupini (ARRS-EV-02/2005)
    
3. Obrazec Podatki o raziskovalcu (ARRS-EV-03/2008) s prilogo:
   • priložite dokazilo o rezultatih raziskovalnega in razvojnega dela (bibliografija, inovacije, patenti, drugi rezultati raziskovalnega in razvojnega dela),
   • raziskovalec, ki želi oziroma soglaša, da so njegovi podatki javno dostopni skladno z določili Izjava raziskovalca (obrazec ARRS-EV-03A/2005), priloži podpisano izjavo.

Vsak raziskovalec je lahko uvrščen samo v eno raziskovalno skupino znotraj izvajalca raziskovalne in razvojne dejavnosti.

Vlogi je potrebno priložiti popolno izpolnjene obrazce z zahtevanimi podpisi (ne fotokopije) in zahtevane priloge.

Pri izpolnjevanju obrazcev uporabljajte ustrezne šifrante.

Spremembe podatkov

Izvajalci raziskovalne in razvojne dejavnosti, ki so vpisani v evidenco RO, so dolžni sproti obveščati ARRS o vseh spremembah, ki vplivajo na izpolnjevanje pogojev za vpis oziroma izbris iz evidence RO ter vse spremembe podatkov, ki se vodijo v evidenci RO. Spremembe se sporočajo na predpisanih obrazcih in dokumentih.

Izvajalci raziskovalne in razvojne dejavnosti so dolžni spremembe iz prejšnjega odstavka sporočiti ARRS najpozneje v petnajstih dneh od nastanka spremembe.