Javna agencija za raziskovalno dejavnost Republike Slovenije poziva vse nosilce mednarodnih bilateralnih znanstvenih projektov, ki še niso oddali zahtevkov, ki se nanašajo na že realizirane aktivnosti na bilateralnih mednarodnih projektih, da v roku 10 dni po zaključku aktivnosti oddajo zahtevke skupaj z zahtevano dokumentacijo. Več kot 14 dni po navedenem roku agencija ne more garantirati za izplačila. Podrobnosti o zahtevani dokumentaciji so navedene v obvestilu o sofinanciranju, ki sta ga nosilec in raziskovalna organizacija-prijaviteljica prejela ob začetku izvajanja projekta; v nadaljevanju podajamo nekaj splošne navedb:

Javna agencija za raziskovalno dejavnost Republike Slovenije na podlagi Pravilnika o postopkih (so)financiranja, ocenjevanja in spremljanju izvajanja raziskovalne dejavnosti (Uradni list RS, št. 4/11) sofinancira mednarodne znanstvenoraziskovalne bilateralne projekte.

Agencija v okviru navedenega sofinancira (razen če ni v razpisu določeno drugače):

1. pri obiskih slovenskih raziskovalcev v sodelujoči državi:
   • prevozne stroške do sedeža sodelujoče ustanove v sodelujoči državi po najbolj ekonomični tarifi (ekonomičnost poleg cene prevoza vključuje tudi porabo časa ipd.); agencija pri tem lahko upošteva letalske prevoze, prevoze z vlakom in/ali avtobusom ter prevoze z osebnim avtomobilom (t.j. kilometrino in cestnine; izjemoma prevoz s taksijem). V primeru, da je odobreno določeno število izmenjav, agencija upošteva stroške najugodnejše povratne letalske vozovnice pri rezervaciji vsaj 14 dni vnaprej ter stroške lastnega (t.j. kilometrino) ali javnega prevoza (le izjemoma prevoz s taksijem) do in od letališča; agencija namesto letalske vozovnice lahko upošteva tudi stroške drugega javnega prevoznega sredstva oz. lastnega prevoza (t.j. kilometrino in cestnine), vendar največ do zgoraj navedenega zneska; prijavitelj mora v vsakem primeru zahtevku priložiti izpis ustreznega poizvedovanja vsaj 14 dni pred nastopom potovanja, iz katerega so razvidne vse ponudbe v vrstnem redu od najcenejše do najdražje, izbrana varianta pa od najcenejše ponudbe ne sme bistveno odstopati; v primeru, da prijavitelj ni koristil letalskega prevoza, agencija v vsakem primeru upošteva le najcenejšo ponudbo. Agencija za preverjanje cen prevozov lahko poizvedovanja opravi tudi sama in na tej osnovi presoja ekonomičnost.
   • če razpis tako določa: dnevnice za slovenske raziskovalce ob obiskih v sodelujoči državi do višine določene v veljavni uredbi (Uredba o višini povračil stroškov za službena potovanja v tujino, Uradni list RS št. 16/2007 ter 30/2009).
      
2. pri obiskih raziskovalcev iz sodelujoče države v Republiki Sloveniji:
   • stroške bivanja v Domu podiplomcev ali pri krajših obiskih (do 14 dni) v primeru zasedenosti Doma podiplomcev v hotelu B kategorije, vendar največ do višine 100 EUR dnevno; agencija povrne omenjene stroške hotelske namestitve le v primeru, da prijavitelj predloži dokazilo o zasedenosti domov v tistem času. Ob daljših obiskih se za namestitev uporablja izključno Dom podiplomcev, v primeru zasedenosti pa se za namestitev v Republiki Sloveniji povrne znesek v višini največ do 1252 EUR mesečno. Za Dom podiplomcev agencija odšteje od zgoraj navedenega letnega razpoložljivega zneska za vsak dan koriščenja 15 EUR, če ima projekt dodeljena sredstva, ne pa število izmenjav. Določila v zvezi z Domom podiplomcev veljajo za prijavitelje iz Ljubljane in Maribora.
   • dnevnice do višine določene v veljavni uredbi (Uredba o višini povračil stroškov v zvezi z delom in drugih dohodkov, ki se ne vštevajo v davčno osnovo, Uradni list RS, št. 140/06 in št. 76/2008; na dan izdaje tega sklepa 21,39 EUR); organizacija-prijaviteljica v Sloveniji raziskovalcem iz sodelujoče države izplača dnevnice v enkratnem znesku za celoten čas trajanja obiska v Republiki Sloveniji.

Organizacija-prijaviteljica ter nosilec projekta takoj po opravljeni aktivnosti, najkasneje pa v roku 10 dni (oz. najkasneje do 10. januarja za aktivnosti, ki so se zaključile konec decembra predhodnega leta) agenciji pošljeta:

• zahtevek za izplačilo sredstev z vključenim kratkim vmesnim poročilom (obrazec ARRS-MS-BI-RAC),
• obračun stroškov,
• kopije obračunske dokumentacije (originali se hranijo v vašem računovodstvu in morajo biti dostopni na vpogled pristojnim inštitucijam nadzora) skupaj z dokazilom o poizvedovanju cen letalskih prevozov (gl. spodaj) ter dokazilom o zasedenosti domov (za prijavitelje iz Ljubljane in Maribora).

Primer poizvedovanja (n.p. z http://www.bookingpoint.net/sl/sl_flights_letalske-karte.html ali http://www.potovanje.si/letalske-karte-vozovnice/):