Zasebni(a) raziskovalec(ka) mora v skladu z 12. členom Pravilnika o registru zasebnih raziskovalcev (Uradni list RS, št. 12/2005 in 5/2007, v nadaljevanju: pravilnik) o vseh spremembah v zvezi s svojim statusom oziroma v zvezi s pogoji za vpis v register zasebnih raziskovalcev takoj obvestiti agencijo.

Vlogo za spremembo v zvezi z registrom zasebnih raziskovalcev se poda pisno na obrazcu Vloga za spremembo podatkov v registru zasebnih raziskovalcev (ARRS-RZR-02-2006). Če zasebni raziskovalec spreminja statusne pogoje, za katere se ob vpisu v register zahteva dokazila, mora tudi vlogi za spremembo smiselno priložiti s pravilnikom zahtevana dokazila.

Na primer, če zasebni raziskovalec spreminja naslov opravljanja dejavnosti, mora vlogi za spremembo priložiti dokazila o možnosti uporabe ustrezne raziskovalne opreme in o ustreznih prostorih (5. alineja 11. člena pravilnika).

V primeru, da je zasebni raziskovalec lastnik opreme in prostorov, predloži dokazilo o lastništvu. V primeru, da zasebni raziskovalec ni lastnik opreme in prostorov, se predloži dokument (pogodbo), na podlagi katerega je razvidno na kakšen način in pod kakšnimi pogoji lastnik dovoli zasebnemu raziskovalcu uporabljati raziskovalno opremo in prostore.

V primeru, da namerava zasebni raziskovalec dejavnost izvajati v večstanovanjski stavbi, mora predložiti dovoljenje za opravljanje dejavnosti v delu stanovanja, kot je predpisano s 14. členom Stanovanjskega zakona (Uradni list RS, št. 69/2003).

V primeru, da namerava zasebni raziskovalec imeti naslov opravljanja dejavnosti v prostorih, katerih ni lastnik, mora predložiti:

• če je lastnik pravna oseba – dokument (npr. pogodbo) o najemu prostorov za opravljanje dejavnosti,
• če je lastnik prostorov fizična oseba – pogodbo ali dovoljenje zasebnemu raziskovalcu za uporabo prostorov za opravljanje dejavnosti.

Če so k vlogi priložene fotokopije dokumentov, mora biti njihova istovetnost z originalom potrjena. Izjavo o istovetnosti z originalom lahko napiše zasebni raziskovalec na sam dokument in jo potrdi z lastnoročnim podpisom in datumom potrditve.